Executive Information System (EIS)

EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM
Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System / EIS) adalah sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif terutama informasi menyeluruh tentang kinerja organisasi untuk mendukung kegiatan dan pekerjaannya.
Suatu EIS pada dasarnya terdiri atas sebuah komputer personal (PC) yang terhubung ke suatu basis data eksekutif. Sistem ini akan memberikan tampilan informasi yang sesuai dengan permintaan informasi, terutama yang sifatnya insidentil. Selain basis data eksekutif EIS terhubung ke SIM organisasi sehingga EIS dapat memperoleh data inti atau data ringkasan semua sistem fungsional dalam organisasi sehingga eksekutif dapat memperoleh gambaran lengkap tentang organisasi.

Karakteristik utama dari EIS adalah:
• menyediakan akses yang mudah dan cepat ke seluruh sumber data / informasi dengan kemampuan untuk melakukan peringkasan, pemilihan, ataupun merinci lebih lanjut
• membantu eksekutif meng-identifikasi masalah dan mengenali adanya peluang
• memiliki fleksibilitas (keluwesan) dalam pembuatan laporan
• memiliki perangkat (software) untuk melakukan analisis terhadap data dan informasi, misalnya analisis trend, atau drill-down
• mudah digunakan (user friendly)
• biasa dilengkapi dengan fasilitas akses komunikasi, e-mail, konferensi.

KONSEP DASAR

a. Faktor penentu keberhasilan (critcal success factor)
Adalah hal-hal (factor) yang menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis kegiatan organisasi. Factor-faktor ini dalam setiap perusahaaan berbeda-beda tergantung dari kegiatan yang dilakukan.
b. Management By Exception (MBE)
Perbandingan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja actual. Sehingga informasi dapat langsung didapat dan digunakan untuk menyelesaikan setiap permasalahan.
c. Model Mental
Peran utama EIS adalah membuat sari dari data dan informasi yang volumenya besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut penempatan informasi (information compression). Dimana menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan.

Model tersebut memungkinkan seseorang membuat penilaian dan perkiraaan untuk memahami, memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengembalikan pelaksanaannya.

Keputusan Penerapan EIS
Untuk memutuskan apakah akan diterapkan EIS berbasis computer atau tidak perusahaaan perlu membuat tiga keputusan :
a. Perlu mengembangkan EIS ?
Jika tidak, eksekutif akan mengandalkan system yang ada
Jika ya , maka ekskutif akan menyusun rencana dan tujuan dalam pengembangan dari system yang ada ( ini tergantung pada masing masing perusahaan sesuai dengan kebutuhan informasi )
b. Apakah tersedia perangkat lunak produktivitas perorangan siap pakai ?
Jika ada, gunakan perangkat lunak tersebut
Jika tidak ada, maka eksekutif akan melihat seberapa pentingnya dan apakah menambah efisiensi jika di lakukan penambahan perangakat lunak.
c. Perlukah kita membeli perangkat lunak EIS siap pakai ?
Jika ya, maka perangkat lunak dibeli
Jika tidak, staf spesialisasi informasi perusahaan menciptakan perangkat lunak EIS sendiri .

Keuntungan dan Kerugian

Keuntungan

• Mudah bagi eksekutif taraf bagian atas untuk pergunakan, pengalaman komputer luas bukan diperlukan di operasi
• Sediakan pengiriman tepat waktu dari keterangan rangkuman perusahaan
• Keterangan yang disediakan makin baik mengerti
• Saring data untuk manajemen
• Tingkatkan untuk menjejaki keterangan
• Tawarkan efisiensi untuk pembuat keputusan

Kerugian

• Fungsi adalah terbatas, tidak dapat melaksanakan hitungan kompleks
• Susah untuk mengukur bermanfaat bagi dan untuk membenarkan implementasi dari satu EIS
• Eksekutif mungkin menghadapi beban terlalu berat keterangan
• Sistem mungkin menjadi alon-alon, besar, dan susah untuk mengatur
• Sulit ke data arus biaya hidup
• Bolehkan memimpin ke kurang data yang dapat dipercaya dan tidak kuat
• Perusahaan kecil mungkin menghadapi biaya berlebihan untuk implementasi

Pengembangan EIS dapat terjadi akibat:

1. Tekanan eksternal, yang berasal dari lingkungan diluar perusahaan dan bisa meliputi gejolak lingkungan (bahan mentah, dll), persaingan yang meningkat serta semakin ketatnya peraturan pemerintah.
2. Tekanan internal meliputi adanya kebutuhan akan informasi baru, lebih baik dan lebih tepat waktu, adanya keharusan untuk mengelola organisasi yang semakin kompleks dan sulit untuk dijalankan serta adanya kebutuhan akan sistem pelaporan yang lebih efisien.